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3 bonnes raisons de mettre en place des procédures dans votre entreprise

3 bonnes raisons de mettre en place des procédures dans votre entreprise

Salut,
Aujourd’hui, j’ai envie de vous parler de procédure. Sûrement, car je dois les mettre à jour dans l’entreprise où je travaille… 🙂
J’ai découvert les procédures quand j’ai travaillé comme assistante de pharmacovigilance il y quelques années. C’était le principal de ma mission, réaliser des procédures, en anglais s’il vous plait, concernant différentes thématiques. Il y a avait les procédures « sécurité », où était détaillée la situation telle qu’elle était, et les étapes en cas de faille etc., les procédures « administratives », comment devaient être classés les documents, où, quand archiver, etc. Et les procédures « métier » qui elles détaillaient chaque métier, c’était, bien sûr, les plus complexes.
Ce que j’ai appris de cette expérience, c’est que même dans des situations très délicates, en pharmacovigilance, comme dans tous les domaines de la médecine, il n’y a pas de droit à l’erreur. Une erreur peut être fatale, donc il est super important d’avoir des procédures et surtout de s’y tenir pour éviter d’oublier. Imaginez que vous deviez prévenir un médecin (je dis n’importe quoi… pour illustrer), qui administre le traitement, et que dans la panique vous oubliez de le faire et qu’il administre un médicament dangereux.
Heureusement, la majorité des entreprises qui utilisent des procédures ne sont pas forcément dans le domaine du médical et la gravité de la situation est beaucoup moins importantes.

Et voici 3 bonnes raisons pour lesquelles, vous devriez, vous aussi, créer des procédures pour votre activité.

  • Gain de temps.

Alors oui, créer des procédures cela prend du temps, vous pourriez donc me dire que vous allez commencer par en perdre. Mais… c’est comme pour les formations, il s’agit de temps investi et non perdu. Au final, cela vous procure les avantages suivants :

Vous savez ce que vous avez à faire. Vous n’avez qu’à suivre votre procédure, donc plus de temps à réfléchir à la prochaine étape. Attention, ce n’est pas parce que vous créez des procédures que vos process sont strictes et ne bougent plus. Bien au contraire, ils doivent être mis à jour régulièrement. En effet, il peut y avoir un nouveau logiciel qui vient vous faciliter la vie, ou vous pouvez avoir recours à une assistante pour faire le travail. Dans ces cas, la procédure doit changer et même se diviser dans le second cas, car l’assistante devra avoir une procédure de travail individuelle.

Tous les documents dont vous avez besoin sont documentés dans votre procédure ainsi que l’endroit où sont rangés (voire carrément attachés si vous utilisez un logiciel comme Trello par exemple). Vous gagnez donc du temps à avoir vos templates déjà réalisés. Plus besoin de retaper l’ensemble de vos courriers, vous utilisez vos modèles, idem pour vos mails, etc. C’est donc un gain de temps énorme pour votre entreprise, sachant que tout est déjà créé en amont.

 

  • Gain de confiance. Pour vous et pour vos clients/partenaires.

Vous avez juste à suivre le process. Vous allez immanquablement gagner en confiance à réaliser et surtout suivre vos procédures. Plus de doutes d’avoir fait telle ou telle chose, si vous suivez vos process, c’est écrit vous l’avez fait. Vous recevez un appel urgent alors que vous êtes en train de travailler sur une de vos offres. Une petite notification sur votre procédure pour vous rappeler où vous en êtes et vous pouvez traiter votre urgence. Quand vous revenez, vous savez exactement où vous en êtes sans avoir à repenser tout depuis le début. (Attention, je parle bien d’urgence, car une fois interrompu de votre tâche, il vous faut 20 minutes pour retrouver votre concentration, donc limitez au maximum les interruptions ! )

Vous donnez l’image d’une entreprise sérieuse. Quand vous travaillez avec un nouveau client ou partenaire et que vous devez lui montrer vos processus de travail, vous donnez forcément l’image d’une entreprise qui prend soin d’elle. Qui prend le temps de se construire correctement et en qui ont peut avoir confiance. En effet, cela veut dire que vous avez déjà réfléchi au sujet en amont, que vous arrivez pas, « à l’arrache ». Là, encore, rien de strict et de fermé, rien ne vous empêche de créer votre procédure de travail avec votre client et/ou partenaire en vous aidant d’une procédure déjà construite pour donner l’exemple. Cela peut aussi être l’occasion de faire un point sur les obstacles.

  • Vous pouvez déléguez plus facilement.

Déléguer n’est pas une tâche facile, certains entrepreneurs n’osent pas franchir le pas, car ils ont peur que le travail ne soit pas fait comme ils le souhaitent. Les procédures évitent ce genre de situation. En effet, comme vous avez travaillé et/ou fait vous-même le travail, vous savez exactement ce que vous voulez que la personne fasse. Le fait de consigner votre souhait et votre méthode de travail dans un document, permet à la personne à qui vous déléguez de bien comprendre ce que vous souhaitez et de réaliser les tâches telles qu’elles sont décrites. Elle, comme vous avant, n’avez qu’à suivre ce qui est documenté.

Dans le cas où vous déléguez une compétence que vous ne savez pas faire, ce qui est très fréquent. Il se peut que la personne n’ait pas envie de vous fournir sa façon de travailler. (Ce qui est logique et compréhensible, si elle a créé sa propre méthode de travail par exemple). Cependant, vous pouvez malgré tout, inscrire le process de transfert de documents, les délais ou autre éléments qui viennent border la prestation en laissant le champ libre à votre partenaire sur l’exécution. Ce qui se fait pour des sites internet, par exemple, c’est le process et les va et vient entre le client et le prestataire qui sont documentés, pas la façon de travailler.

Je vous ai convaincu de réaliser vos procédures ? Parfait, mais alors comment s’y prendre ?

Très simple ! Travaillez et documentez. Eh oui, ce n’est pas plus compliqué que cela ! Il faut juste prendre le temps de le faire.
Une procédure consiste à documenter les étapes d’un projet. Vous pouvez y noter les délais de réalisation afin de vous faciliter votre future planification.  Il est conseillé d’y faire figurer l’ensemble des documents dont vous avez besoin pour réaliser un projet. Si vous devez automatiser des processus et donc utiliser des logiciels, ne pas hésiter à inclure des tutoriels dans vos procédures.
Partez du principe que vous souhaitez expliquer pas à pas votre façon de travailler à quelqu’un afin que cette personne puisse faire le travail à votre place. Vous aurez alors une belle procédure bien détaillée 🙂

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